Tratamiento contable de un activo intangible (software)

Tratamiento contable de un activo intangible (Software)

            El tratamiento contable de software es un dilema que enfrentan las empresas cada vez que desean adquirir un sistema que facilite el manejo de información o que optimice de cierta forma algunos procesos.

            Para poder tomar la decisión de qué tratamiento darle a cada software o base de datos que se utilice, es necesario considerar la importancia relativa que éste tiene en la empresa, y balancear el costo que éste tiene con el patrimonio total de la organización, ya que si es considerable dentro de los Estados Financieros, queda a criterio si se activa o no.

Tratamiento contable de un Software arrendado

            En este caso, se debe tratar como gasto, ya que no representa un bien de la empresa, por lo tanto, aunque este generando beneficios futuros, debemos considerar la posibilidad que en algún momento se deje de contar con este. El arriendo de un software o de cualquier otro bien, no asegura la disponibilidad de este ya que su dueño puede en cualquier momento dejar de prestarlo. Por lo tanto esto no se verá reflejado en los activos del balance general, sino que se reflejara directamente al Estado de Resultados. Solo en el caso que el arriendo se pague por anticipado, deberemos activar esto, hasta el momento en que se devengue el arriendo, convirtiéndose después a gasto.

----------------------------x------------------------

                      Arriendo por Anticipado         XXX                               

                                            Banco                                         XXX

-------------------------x-----------------------

                        Arriendo                                 XXX                         

                                        Arriendo por Anticipado          XXX

-------------------------x-----------------------

Tratamiento contable licencia de Software Comprado

            Respecto a los programas (software), hay que aclarar que una cosa es comprar el programa y otra muy distinta es comprar la licencia.

            Si se compra la licencia del programa, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, pero no el programa propiamente tal, puesto que este sigue siendo propiedad de sus creadores, y se debe entender que lo que se adquiere es la licencia para su uso, es decir, se compra la autorización para poder utilizarlo en un equipo determinado. Tanto es así, que a pesar de haber adquirido la licencia, queda prohibida la reproducción o autorización de cualquier copia de este, lo que quiere decir, que con el hecho de adquirir la licencia, no se está adquiriendo el dominio jurídico del software (la propiedad intelectual), razón por la cual, no se puede vender una copia, ni modificar su contenido, etc.

            Si se da el supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida, naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era lo único que se poseía y que se ha transferido. Una vez hecha la transferencia de la licencia, no será legal seguir utilizando el software aunque se tenga instalado en un computador y se tenga un CD con él, puesto que ya se ha cedido la autorización, la licencia.

            El tratamiento contable de la licencia del software en este caso, deberá ser activado solo en el caso que la importancia relativa de este y el periodo de uso sean importantes. Esta importancia relativa no es estándar para todas las empresas, ya que dependerá de cada una evaluar si activar este o no, y ver por cuánto tiempo desea usarlo. No es posible comparar, en este aspecto, una gran empresa con una pequeña empresa, ya que podría darse el caso que el costo de la licencia del software sea muy alto para la pequeña empresa, por lo cual se deberá activar este, en cambio el mismo valor sea despreciable para la gran empresa, por lo cual daría lo mismo activar o no éste.

            En este orden de ideas, y quedando claro que lo que en realidad se compra es una licencia, las licencias de software para computadores que no suponen la venta del derecho total sobre el software (propiedad intelectual), se debe contabilizar como un intangible en la cuenta licencias.

-------------------------x---------------------

Licencia Soft A                     XXX                             

                       Banco                            XXX

-------------------------x--------------------

Tratamiento contable Software In House

            Si una empresa crea un software para satisfacer sus necesidades, tendrá todo el derecho a modificarlo, cambiarlo, distribuirlo, donarlo, etc., pues ha comprado el software incluidos todos los derechos.

          

           El tratamiento contable de un software creado específicamente para una empresa de acuerdo a sus necesidades es un poco más complicado que en el caso del software comprado, ya que para dar un valor a este, solo tendremos el costo de fabricación. Además, podría darse el caso que el software pudiera ser tasado, lo cual eventualmente agregaría un valor sobre el costo inicial de este. Este tipo de tasación deberá hacerse con un software de iguales características, logrando con esto que aumente el patrimonio total de la empresa. En caso que la empresa se venda, se podrían proyectar los flujos que generaría sin el software y los flujos que generaría con este, logrando así medir el beneficio total que entregaría la empresa a futuro, obteniendo un valor razonable de venta. Este deberá ser contabilizado como un activo diferido.

Tratamiento contable de Software descargado gratuitamente

            En el caso del software de código abierto, que puede ser descargado gratuitamente de internet, existe otra variable que considerar al momento de activarlo.

            Un software de código abierto puede ser modificado por sus usuarios, logrando de esta forma obtener una plataforma más amigable, agregando nuevas opciones de acuerdo a las necesidades que puedan aparecer a través del tiempo. De esta forma se agrega un mayor valor a este software, que en un principio no tuvo valor de adquisición. Este valor puede ser calculado de acuerdo al costo de implementación y adaptación del software, teniendo de esta forma el primer costo para éste.

            Luego, es posible realizar una tasación de acuerdo a IFRS, logrando de esta forma aumentar significativamente el valor de este, ya que la tasación podría ser hecha sobre la utilidad que este tiene en el mercado y un estudio de aceptación por parte de clientes externos a la empresa sobre el interés de estos sobre el software.

            De esta forma el software podría ser activado a un mayor valor que los costos de implementación y adaptación, aumentando el patrimonio de la empresa.

Tratamiento contable de la compra de información

            Al igual que en el caso de la compra de software, es necesario determinar la importancia relativa de este para la empresa. Es necesario dejar en claro que una base de datos pierde su valor con cada día que pasa, ya que la información es cambiante a través de tiempo. Por lo tanto, es necesario considerar al momento de la compra si esta base de datos contará con una actualización permanente de sus datos.

            La información que se adquiera podrá ser activada solo en el caso que el costo de este sea significativo en los Estados Financieros de la organización, y si la utilidad de este en el tiempo es significativa.